CRM + Stripe Mastering Subscriptions, Dunning, and Churn Management

CRM + Stripe: Subscriptions, Dunning, and Churn – a trifecta that can make or break a subscription-based business. This guide dives deep into integrating your Customer Relationship Management (CRM) system with Stripe, the powerhouse payment processor. We’ll explore how to streamline your subscription management, minimize churn, and optimize your revenue streams. Get ready to transform your approach to customer lifecycle management, making it more efficient, automated, and ultimately, more profitable.

From setting up subscription plans to crafting automated workflows, we’ll cover the critical steps needed to harness the combined power of a CRM and Stripe. This includes synchronizing data, managing failed payments with precision, and proactively engaging at-risk customers. We’ll also delve into reporting and analytics, empowering you to track key subscription metrics and make data-driven decisions. Furthermore, we’ll explore the importance of security and compliance, ensuring your data is handled with the utmost care.

CRM + Stripe: Integrasi Keren untuk Bisnismu

Bro, sist! Mau bisnis makin lancar jaya dan pelanggan makin happy? Nah, integrasi CRM (Customer Relationship Management) sama Stripe ini jawabannya. Ini bukan cuma sekadar teknologi, tapi solusi buat ngatur semua urusan pelanggan, mulai dari kenalan pertama sampe langganan terus-terusan. Stripe, di sisi lain, jagoan urusan pembayaran online, apalagi soal langganan. Gabungin keduanya, bisnis kamu bakal ngebut kayak naik motor di Pantai Losari!

Apa Itu CRM dan Fungsinya?

CRM itu ibarat asisten pribadi buat bisnis. Tugasnya banyak, mulai dari ngumpulin data pelanggan, ngatur komunikasi, sampe ngasih layanan yang bikin pelanggan betah. CRM bantu kamu:

Ngerti Pelanggan Lebih Dalam: CRM nyimpen semua info pelanggan, mulai dari nama, kontak, riwayat pembelian, sampe preferensi. Dengan data ini, kamu bisa bikin strategi yang pas buat masing-masing pelanggan.
Komunikasi Lebih Efisien: CRM bikin komunikasi lebih gampang. Kamu bisa kirim email, SMS, atau bahkan telepon langsung dari CRM. Semua percakapan terekam, jadi kamu tahu apa yang udah dibahas.
Layanan Pelanggan yang Mantap: CRM bantu tim layanan pelanggan kamu buat nangani masalah pelanggan dengan cepat dan tepat. Mereka bisa akses semua info pelanggan, jadi bisa kasih solusi yang paling pas.
Penjualan yang Lebih Cuan: CRM bantu tim penjualan buat ngatur prospek, ngikutin perkembangan, dan nutup deal. Dengan CRM, tim penjualan bisa fokus ke pelanggan yang potensial dan ningkatin angka penjualan.

Stripe: Raja Pembayaran Online untuk Langganan

Stripe itu platform pembayaran online yang terkenal banget. Apalagi buat urusan langganan (subscription), Stripe jagonya. Kenapa Stripe cocok banget buat bisnis langganan?

Gampang Dipakai: Stripe gampang banget diintegrasi ke website atau aplikasi kamu. Proses pembayarannya juga gampang buat pelanggan.
Fitur Langganan yang Lengkap: Stripe punya fitur buat ngatur semua aspek langganan, mulai dari harga, periode, sampe percobaan gratis (free trial).
Pembayaran Otomatis: Stripe otomatis nagih pembayaran setiap periode langganan, jadi kamu nggak perlu repot nagih satu-satu.
Dukungan Mata Uang yang Banyak: Stripe dukung banyak mata uang, jadi kamu bisa jangkau pelanggan di seluruh dunia.

Manfaat Integrasi CRM dan Stripe

Gabungin CRM sama Stripe itu kayak punya dua kekuatan super dalam satu tim. Kamu bisa:

Otomatisasi yang Keren: CRM bisa otomatis ngirim invoice, ngatur status langganan, dan ngirim notifikasi pembayaran. Semuanya jalan otomatis, jadi kamu bisa fokus ke hal lain.
Data yang Terintegrasi: Semua data pembayaran dari Stripe otomatis masuk ke CRM. Kamu bisa lihat semua info pelanggan, termasuk riwayat pembayaran, dalam satu tempat.
Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik: Dengan data yang lengkap, kamu bisa kasih pengalaman pelanggan yang lebih personal dan memuaskan. Misalnya, kamu bisa ngasih diskon khusus buat pelanggan setia.
Analisis yang Lebih Akurat: Kamu bisa analisis data penjualan dan langganan dengan lebih akurat. Kamu bisa lihat produk mana yang paling laku, pelanggan mana yang paling loyal, dan lain-lain.

Integrasi CRM dan Stripe bukan cuma bikin kerjaan lebih gampang, tapi juga ningkatin efisiensi dan keuntungan bisnis.

Setting up Subscriptions with Stripe and CRM

Eeeh, bro and sis! Mau bisnis makin kece badai, kan? Nah, kali ini kita bakal bedah cara bikin langganan alias subscription yang langsung nyambung ke CRM-mu pake Stripe. Gampang kok, kayak ngopi di warkop, tapi hasilnya bisa bikin omzetmu naik daun. Siap-siap, karena kita bakal bahas detailnya pake bahasa Makassar yang asik!Subscription itu kayak langganan koran, tapi versi digital. Pelangganmu bayar secara berkala, dan kamu bisa kasih mereka akses ke produk atau layananmu.

Stripe jago banget buat urusan ini, dan CRM-mu bakal jadi otak dari semua data pelangganmu. Jadi, kita satukan keduanya biar makin mantap!

Setting Up Subscription Plans within Stripe

Pertama-tama, kita harus bikin rencana langganan di Stripe dulu. Ini kayak nentuin harga, fitur, dan jangka waktu langganan. Jangan khawatir, prosesnya simpel kok.

Buka Dashboard Stripe: Login ke akun Stripe-mu. Pastikan kamu udah punya akun Stripe, ya! Kalo belum, buruan daftar.
Pilih Produk dan Rencana: Di dashboard, cari menu “Products” atau “Produk”. Di sini, kamu bisa bikin produk yang mau kamu jual, misalnya “Paket Premium” atau “Akses VIP”. Setelah itu, klik “Add a product” atau “Tambah produk”.
Buat Rencana Langganan: Setelah produk dibuat, saatnya bikin rencana langganannya. Klik “Add a plan” atau “Tambah rencana”. Di sini, kamu bisa atur:
- Nama Rencana: Misalnya, “Paket Bulanan”, “Paket Tahunan”.
- Harga: Tentukan harga langganan. Kamu bisa pilih mata uang yang kamu mau, misalnya IDR.
- Periode Penagihan: Pilih seberapa sering pelangganmu akan ditagih. Bisa bulanan, tahunan, atau sesuai kebutuhanmu.
- Fitur: Jelaskan fitur apa saja yang didapatkan pelanggan di setiap paket.
- Trial Period (Opsional): Kasih masa percobaan gratis buat pelangganmu biar mereka bisa coba-coba dulu.
Simpan dan Aktifkan: Setelah semua diatur, simpan rencana langgananmu. Pastikan rencanamu aktif, ya!

Ingat, semakin jelas dan detail deskripsi rencana langgananmu, semakin mudah pelangganmu memahami dan tertarik untuk berlangganan.

Synchronizing Subscription Data Between Stripe and the CRM

Data langganan harus sinkron antara Stripe dan CRM-mu. Ini penting biar semua informasi pelanggan, rencana langganan, dan pembayaran tercatat dengan baik. Kita pake beberapa cara buat sinkronisasi ini.

Integrasi API Stripe: Hampir semua CRM punya fitur integrasi API dengan Stripe. Kamu tinggal sambungkan akun Stripe-mu ke CRM-mu. API ini bakal secara otomatis mengirimkan data langganan dari Stripe ke CRM-mu.
Webhooks: Webhooks adalah cara Stripe mengirimkan notifikasi ke CRM-mu setiap ada perubahan data langganan, misalnya pelanggan baru, pembayaran berhasil, atau langganan dibatalkan. CRM-mu harus bisa menerima dan memproses webhook ini.
Import Data: Kalo integrasi API atau webhooks belum tersedia, kamu bisa impor data secara manual dari Stripe ke CRM-mu. Biasanya, Stripe menyediakan fitur untuk mengekspor data dalam format CSV atau Excel.

Penting untuk memastikan data yang disinkronkan meliputi:

Pelanggan: Nama, email, dan informasi kontak lainnya.
Rencana Langganan: Nama rencana, harga, dan periode penagihan.
Status Langganan: Aktif, tertunda, dibatalkan, atau kedaluwarsa.
Pembayaran: Tanggal pembayaran, jumlah, dan status pembayaran.

Designing a Process for Automatically Creating Customer Records in the CRM

Nah, ini dia bagian paling penting! Kita mau bikin CRM-mu otomatis bikin catatan pelanggan baru setiap ada orang yang berlangganan di Stripe. Gampang banget, kayak bikin kopi susu pake mesin.

Berikut adalah prosesnya, dirangkum dalam tabel biar lebih gampang dipahami:

Step	Action	Tool	Outcome
1	Pelanggan berlangganan di Stripe.	Stripe Checkout atau Stripe API	Data pelanggan (nama, email, dll.) dan detail langganan disimpan di Stripe.
2	Stripe mengirimkan notifikasi (webhook) ke CRM.	Stripe Webhooks	CRM menerima informasi pelanggan dan detail langganan.
3	CRM menerima webhook dan memproses data.	CRM (e.g., Hubspot, Zoho CRM, Pipedrive)	CRM membuat catatan pelanggan baru dengan informasi dari Stripe.
4	CRM menyimpan catatan pelanggan.	CRM Database	Catatan pelanggan baru tersedia di CRM, siap untuk digunakan.

Contoh: Misalkan ada pelanggan baru bernama “Andi” yang berlangganan paket bulanan. Setelah pembayaran berhasil di Stripe, Stripe akan mengirimkan webhook ke CRM-mu. CRM-mu akan otomatis membuat catatan pelanggan baru bernama “Andi” dengan informasi kontak, rencana langganan, dan status langganan.

Pastikan CRM-mu mendukung fitur otomatisasi ini. Banyak CRM modern yang sudah menyediakan fitur ini, jadi kamu tinggal konfigurasi sesuai kebutuhanmu.

Managing Dunning Processes: CRM + Stripe: Subscriptions, Dunning, And Churn

Source: wallpaperflare.com

Bro, dengar sini! Kita mau bahas soal dunning process, cara ampuh buat bisnis tetap cuan meskipun ada masalah pembayaran. Dunning ini kayak tim penyelamat buat ngehindarin pelanggan kabur (churn) karena gagal bayar. Pokoknya, penting banget buat bisnis yang langganan, biar duitnya nggak ilang gitu aja.

Dunning Process Importance in Preventing Churn

Dunning process itu strategi buat nagih pembayaran yang gagal, biar pelanggan tetep stay. Proses ini krusial banget buat ngejaga pendapatan bisnis, apalagi kalau bisnisnya model langganan. Kalau nggak ada dunning, pelanggan bisa aja berhenti langganan karena nggak ada notifikasi atau solusi pas gagal bayar. Jadi, dunning itu kunci buat mengurangi churn, alias pelanggan yang cabut.

Meminimalisir Churn: Dunning process yang efektif bisa mengurangi jumlah pelanggan yang berhenti langganan karena masalah pembayaran. Dengan mengingatkan pelanggan dan memberikan solusi, kita bisa mempertahankan mereka.
Meningkatkan Revenue: Dengan menyelamatkan pembayaran yang gagal, dunning process langsung berdampak positif ke pendapatan bisnis. Setiap pembayaran yang berhasil diselamatkan, itu duit masuk kantong!
Menjaga Hubungan Pelanggan: Dunning process yang baik itu nggak cuma nagih, tapi juga memberikan solusi dan informasi yang jelas. Ini bisa ningkatin kepuasan pelanggan dan bikin mereka lebih loyal.

Stripe’s Handling of Failed Payments and Retries

Stripe, si jagoan pembayaran, punya sistem yang canggih buat ngurusin gagal bayar. Mereka otomatis nyoba lagi (retry) pembayaran beberapa kali, sesuai settingan yang kita atur. Jadi, nggak perlu khawatir langsung kehilangan pelanggan kalau sekali gagal bayar.

Automated Retries: Stripe otomatis mencoba lagi pembayaran yang gagal, biasanya dalam jangka waktu beberapa hari. Jumlah dan interval retry bisa dikustomisasi.
Smart Retries: Stripe punya algoritma buat menentukan waktu terbaik buat retry, misalnya saat pelanggan kemungkinan punya dana di rekeningnya.
Email Notifications: Stripe ngirim email ke pelanggan dan ke kita kalau ada pembayaran yang gagal, biar kita tahu dan bisa ambil tindakan.

CRM Strategy for Tracking and Managing Failed Payments from Stripe

Nah, gimana caranya CRM kita bisa kerja sama dengan Stripe buat ngurusin gagal bayar? Kita bikin strategi yang jelas, biar semua data pembayaran yang gagal bisa dilacak dan diurus dengan baik.

Webhook Integration: Konfigurasi webhook dari Stripe ke CRM. Setiap ada kejadian pembayaran (sukses, gagal, retry), Stripe bakal ngirim data ke CRM secara real-time.
Data Mapping: Pastikan data dari Stripe (ID transaksi, tanggal gagal bayar, alasan gagal bayar, dll.) masuk ke field yang tepat di CRM.
Status Tracking: Bikin status buat ngatur pembayaran yang gagal (misalnya: “Gagal Bayar – Retry 1”, “Gagal Bayar – Notifikasi Terkirim”, “Gagal Bayar – Lunas”).
Automation Rules: Atur aturan otomatis di CRM. Misalnya, kirim notifikasi ke tim support kalau pembayaran gagal lebih dari tiga kali, atau ubah status pelanggan jadi “Inactive” kalau nggak ada pembayaran dalam waktu tertentu.
Reporting & Analytics: Buat laporan buat ngelihat performa dunning process. Kita bisa lihat berapa banyak pembayaran yang berhasil diselamatkan, alasan gagal bayar yang paling sering, dll.

Configuring Automated Email Notifications for Failed Payments

Email notifikasi itu penting banget, biar pelanggan tahu kalau ada masalah pembayaran. Kita bisa bikin template email yang keren dan personal, biar pelanggan nggak bete.

Template Design: Buat template email yang profesional dan mudah dibaca. Kasih logo bisnis, nama pelanggan, dan detail transaksi.
Personalization: Gunakan nama pelanggan, nomor invoice, dan detail langganan lainnya di email.
Clear Instructions: Jelaskan alasan gagal bayar (misalnya: saldo tidak cukup, kartu kadaluarsa) dan cara mengatasinya (misalnya: update kartu kredit, top-up saldo).
Call to Action: Tambahkan tombol atau link buat pelanggan bisa langsung update informasi pembayaran mereka atau menghubungi tim support.
Email Sequence: Kirim beberapa email notifikasi dalam jangka waktu tertentu. Misalnya: email pertama langsung setelah gagal bayar, email kedua setelah beberapa hari kalau belum ada pembayaran, dan email ketiga sebelum langganan dihentikan.

Contoh Template Email (Simplified):

Subject: Pembayaran Langganan Gagal – [Nama Bisnis]
Hai [Nama Pelanggan],
Kami mau ngasih tahu kalau pembayaran langganan [Nama Produk/Layanan] kamu gagal.
Alasan: [Alasan Gagal Bayar]
Untuk memperbarui informasi pembayaran, silakan klik link berikut: [Link ke Halaman Update Pembayaran]
Kalau ada pertanyaan, jangan ragu buat hubungi kami di [Alamat Email/Nomor Telepon].
Hormat kami,
Tim [Nama Bisnis]

Reducing Customer Churn through CRM & Stripe

Bro and Sis, churn rate, alias “customer loss,” is the ultimate buzzkill for subscription businesses. Imagine a steady stream of customers, thenpoof*—they’re gone! But don’t panic! With the right CRM and Stripe combo, you can slash that churn rate and keep your business booming. Let’s dive into how you can do it, ala Makassar style.This is where we break down the moves to keep your subscribers hooked, like a perfect

coto* craving!

Common Causes of Customer Churn in Subscription-Based Businesses

Before you can fix the problem, you gotta know what’s

ma’bicara* (talking). Here are the usual suspects behind customer churn

Poor Customer Experience: This is the
-paling* common reason. If your service is clunky, buggy, or just plain confusing, people will bail.
Lack of Value: Customers need to feel like they’re getting their money’s worth. If they’re not seeing results or using your product regularly, they’ll unsubscribe.
High Pricing: Let’s be real, nobody wants to pay too much. If your prices are higher than the perceived value or competitors, you’re asking for trouble.
Poor Onboarding: The first impression matters. If the initial setup is a pain, customers might give up before they even start.
Lack of Engagement: If customers aren’t interacting with your product or service, they’ll forget about it and eventually cancel.
Billing Issues: Failed payments, unexpected charges, or confusing invoices are a quick way to lose a customer.
Competition: There’s always another option out there. If your competitors offer a better deal or a more attractive product, you could lose customers.

Strategies for Identifying At-Risk Customers Using CRM Data

Knowing who’s about to

lari* (run away) is half the battle. Your CRM is your secret weapon for spotting these potential leavers. Analyze these data points

Usage Data: Track how often customers use your product or service. A sudden drop in activity is a red flag. For example, if a customer of a language learning app goes from studying daily to not opening the app for a week, they’re at risk.
Engagement Data: Monitor their interactions: do they open your emails? Do they click on your links? Are they engaging with your social media? Low engagement means they’re losing interest.
Payment History: Failed payments or expired credit cards are obvious indicators. But even consistently late payments could signal dissatisfaction.
Support Tickets: A surge in support requests or negative feedback indicates they’re struggling.
Churn Prediction Models: Utilize machine learning to predict churn based on historical data. These models can analyze various factors and assign a churn probability score to each customer. For instance, a model might identify customers with low usage and multiple support tickets as high-risk.

Methods for Proactively Engaging with At-Risk Customers Using the CRM

Now that you’ve identified at-risk customers, it’s time to

gercep* (move fast). Here’s how to use your CRM to re-engage them

Automated Email Campaigns: Trigger personalized emails based on customer behavior. For instance, send an email to a customer who hasn’t logged in for a week, offering a helpful tip or a new feature.
In-App Messages: Deliver targeted messages within your product. If a customer hasn’t completed a crucial onboarding step, show them a tutorial or a prompt.
Personalized Support: Reach out to at-risk customers directly. Your CRM can flag these customers, allowing your support team to proactively contact them via phone or email to offer assistance.
Segmentation and Targeted Offers: Segment your at-risk customers based on their behavior. Offer specific incentives based on their needs. For example, if a customer is struggling with a particular feature, offer them a free training session.
Monitor and Analyze Feedback: Regularly solicit customer feedback through surveys or feedback forms. Use this data to identify pain points and make improvements to your product or service.

Designing a Workflow for Offering Incentives or Support to Customers Considering Cancellation

When a customer initiates cancellation, it’s not necessarily a lost cause. Implement a workflow to try and win them back. Here’s how to set it up:

Cancellation Trigger: When a customer clicks the “cancel subscription” button in your CRM, the workflow is activated.
Automated Email Sequence:
- Email 1 (Immediate): Acknowledge the cancellation request and thank the customer for their business. Briefly explain the next steps.
- Email 2 (After 24 hours): Offer a personalized incentive to stay. This could be a discount, a free feature, or extra support.
- Email 3 (Before Cancellation Date): Remind them of the upcoming cancellation and re-emphasize the benefits of your service.
CRM Actions:
- Tagging: Automatically tag the customer as “at-risk” or “cancellation initiated.”
- Assignment: Assign the customer to a support representative for a personalized outreach (optional).
Follow-Up: Track the customer’s response to the incentives. If they accept, update their subscription. If they decline, process the cancellation.

Example of an Email Template Offering a Discount to a Customer Considering Cancellation

Here’s a sample email template,

ala* Makassar, to show how to handle a cancellation request with a discount offer

Subject:
-Jangan Mi’ Hilang* (Don’t Leave Us!)
-[Your Company Name]

Dear [Customer Name],

We saw that you’re thinking about cancelling your subscription. We’re
-sedih* (sad) to see you go, and we’d really hate to lose you.

Before you go, we want to offer you a special deal: a [Discount Percentage]% discount on your subscription for the next [Duration]. This is our way of saying thank you for being a customer and showing you how much we value you. We also offer our support, should you have any problems.

Would you like to keep using [Your Product Name] with a discount? Click the button below to accept the offer.

Yes, I’d like the discount!

If you’re still considering cancelling, we’d love to hear why. Your feedback helps us improve. Reply to this email, and we’ll get back to you right away.

Thanks again for being a customer. We hope to see you stick around!

Sincerely,

The [Your Company Name] Team

Personalization Options:

[Customer Name]: Use the customer’s first name to personalize the email.
[Discount Percentage]: Offer a discount that’s tailored to the customer’s situation.
[Duration]: Specify the duration of the discount (e.g., one month, three months).
[Your Product Name]: Use the name of your product to remind them of its value.
[Link to accept discount]: Make it easy for the customer to accept the offer.

Reporting and Analytics: CRM & Stripe Data

Eeeeh, bro! Mau bisnis makin cetar membahana? Jangan cuma jago jualan, tapi juga kudu ngerti angka-angka! Di dunia digital, data itu raja. Nah, kali ini kita bahas gimana caranya ngolah data dari CRM sama Stripe biar kamu bisa pantau performa subscription-mu, tau kelemahan, dan bikin strategi yang lebih tokcer. Gampang kok, asiiiik!Dengan menggabungkan data dari Stripe dan CRM, kamu bisa punya pandangan 360 derajat tentang bisnis subscription-mu.

Ini penting banget buat ngerti apa yang jalan, apa yang perlu diperbaiki, dan gimana caranya cuan terus.

Key Metrics for Tracking Subscription Performance

Untuk memantau performa subscription, ada beberapa metrik kunci yang wajib kamu pantau. Metrik-metrik ini bakal ngasih tau kamu seberapa sehat bisnis subscription-mu.

Monthly Recurring Revenue (MRR): Ini dia ukuran paling penting buat bisnis subscription. MRR nunjukkin berapa banyak pendapatan yang kamu hasilkan setiap bulan dari semua subscription aktif.

MRR = Total Pendapatan Subscription Aktif dalam Satu Bulan

Contoh: Kalau kamu punya 100 pelanggan, dan masing-masing bayar Rp100.000 per bulan, MRR kamu adalah Rp10.000.000. Semakin tinggi MRR, semakin bagus!

Churn Rate: Nah, ini nih yang bikin deg-degan. Churn rate adalah persentase pelanggan yang berhenti berlangganan dalam periode waktu tertentu (biasanya sebulan).

Churn Rate = (Jumlah Pelanggan yang Berhenti Berlangganan dalam Satu Periode) / (Jumlah Pelanggan di Awal Periode)
– 100%

Contoh: Kalau kamu punya 100 pelanggan di awal bulan, dan 5 pelanggan berhenti berlangganan, churn rate kamu adalah 5%. Churn rate yang tinggi itu tanda bahaya, bro!

Customer Lifetime Value (CLTV): CLTV ngasih tau kamu berapa banyak pendapatan yang bisa kamu harapkan dari satu pelanggan selama masa berlangganannya. Ini penting banget buat tau seberapa besar kamu bisa berinvestasi buat akuisisi pelanggan.

CLTV = (MRR per Pelanggan) / Churn Rate

Contoh: Kalau MRR per pelanggan kamu Rp100.000, dan churn rate kamu 5% (0.05), CLTV kamu adalah Rp2.000.000. Artinya, kamu bisa mengharapkan pelanggan itu menghasilkan Rp2.000.000 selama masa berlangganannya.

Pulling Subscription Data from Stripe and Integrating it into the CRM

Data dari Stripe itu ibarat harta karun. Kamu harus bisa ambil dan masukin ke CRM-mu biar bisa diolah. Prosesnya gampang kok, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan.

Gunakan API Stripe: Stripe punya API (Application Programming Interface) yang kuat. Kamu bisa gunakan API ini untuk mengambil data subscription, pembayaran, dan informasi pelanggan secara langsung.

Kamu perlu keahlian teknis atau bantuan developer untuk menggunakan API ini. Tapi hasilnya, kamu bisa dapat data yang paling lengkap dan akurat.

Integrasi Pihak Ketiga: Banyak platform CRM yang udah punya integrasi langsung dengan Stripe. Ini cara paling gampang, karena kamu tinggal hubungin akun Stripe-mu ke CRM-mu.

Contoh: Beberapa CRM yang populer menawarkan integrasi langsung dengan Stripe, seperti HubSpot, Zoho CRM, dan Pipedrive.

Gunakan Webhooks: Stripe bisa ngirim notifikasi (webhook) ke CRM-mu setiap ada kejadian penting, seperti pembayaran baru, pembatalan subscription, atau perubahan status pelanggan.

Ini cara yang bagus buat nge-update data CRM-mu secara real-time.

Creating a System for Generating Reports within the CRM

Setelah data masuk ke CRM, saatnya bikin laporan yang keren dan informatif. Laporan ini bakal ngebantu kamu ngeliat tren, performa, dan potensi masalah.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

Pilih Metrik yang Relevan: Tentukan metrik mana yang mau kamu pantau. Misalnya, MRR, churn rate, CLTV, jumlah pelanggan baru, dan pendapatan bulanan.
Buat Dashboard: Buat dashboard khusus di CRM-mu yang menampilkan metrik-metrik tersebut dalam bentuk visualisasi yang mudah dibaca.

Gunakan chart dan grafik yang sesuai. Misalnya, gunakan grafik garis untuk melihat tren MRR dari waktu ke waktu, grafik batang untuk membandingkan pendapatan dari berbagai produk, dan pie chart untuk melihat proporsi pelanggan berdasarkan status (aktif, berhenti, dll.).

Atur Periode Waktu: Pastikan kamu bisa memfilter laporan berdasarkan periode waktu yang berbeda (bulanan, kuartalan, tahunan).
Otomatiskan Laporan: Atur agar laporan ini diperbarui secara otomatis, sehingga kamu selalu punya data terbaru.
Contoh Visualisasi:
- Grafik Garis MRR: Menunjukkan pertumbuhan pendapatan bulanan dari waktu ke waktu.
- Grafik Batang Churn Rate: Membandingkan churn rate dari berbagai bulan.
- Pie Chart Distribusi Pelanggan: Menunjukkan proporsi pelanggan berdasarkan status (aktif, berhenti, trial, dll.).

Creating a Custom Report Showing Churn Reasons

Kenapa pelanggan cabut? Nah, laporan khusus tentang alasan churn ini penting banget buat tau kelemahan produk atau layananmu.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

Sumber Data:
- Data Stripe: Data pembatalan subscription dari Stripe.
- Data CRM: Catatan interaksi pelanggan, alasan pembatalan (jika ada), dan feedback.
Data yang Dibutuhkan:
- Tanggal Pembatalan: Kapan pelanggan berhenti berlangganan.
- Alasan Pembatalan: Kenapa pelanggan berhenti (misalnya, harga terlalu mahal, fitur tidak sesuai, layanan buruk, pindah ke kompetitor).
- ID Pelanggan: Untuk mengidentifikasi pelanggan yang churn.
- Informasi Pelanggan: Nama, email, dan informasi kontak lainnya.
Proses Perhitungan:
- Kategorisasi Alasan: Kelompokkan alasan pembatalan ke dalam kategori yang lebih besar (misalnya, masalah harga, masalah fitur, masalah layanan pelanggan, dll.).
- Hitung Jumlah Churn per Kategori: Hitung berapa banyak pelanggan yang berhenti berlangganan karena setiap kategori alasan.
- Hitung Persentase: Hitung persentase churn untuk setiap kategori.
Visualisasi:
- Tabel: Tampilkan daftar alasan churn, jumlah churn, dan persentase churn.
- Grafik Batang atau Pie Chart: Gunakan grafik batang untuk membandingkan jumlah churn per kategori, atau pie chart untuk menunjukkan proporsi alasan churn.
Contoh Real-life Case: Sebuah perusahaan SaaS (Software as a Service) menggunakan laporan ini. Mereka menemukan bahwa 40% pelanggan berhenti berlangganan karena harga terlalu mahal, 30% karena fitur tidak sesuai kebutuhan, dan 20% karena masalah layanan pelanggan. Berdasarkan data ini, mereka memutuskan untuk menawarkan paket harga yang lebih fleksibel, meningkatkan fitur, dan memperbaiki layanan pelanggan. Hasilnya, churn rate mereka turun drastis.

Automation and Workflows

Source: wallpaperflare.com

We’re diving deep into the world of automation, y’all! In this section, we’ll explore how to link your CRM and Stripe accounts to make your business operations smoother than a freshly paved jalanan di Makassar. Think less manual work, more time to focus on the important stuff – like siomay and chill.

Automating Tasks with CRM and Stripe Integration, CRM + Stripe: Subscriptions, Dunning, and Churn

Connecting your CRM and Stripe is like leveling up your business game. It lets you automate a bunch of tasks, freeing up your time and reducing the chance of errors.Here’s how it works:

Subscription Updates: When a customer’s subscription changes in Stripe (upgrade, downgrade, cancellation), the CRM automatically updates their profile with the new status, payment details, and any other relevant info.
Payment Confirmations: After a successful payment, the CRM can automatically send a confirmation email, update the customer’s access to a product or service, and log the transaction.
Dunning Process Triggering: When a payment fails in Stripe, the CRM can kick off a dunning process (email reminders, etc.) to help recover the payment.
Lead Scoring: CRM can track customer behavior related to subscription events. For example, if a customer upgrades their plan, their lead score can increase, indicating higher engagement.

Automated Workflows Triggered by Subscription Events

Subscription events are the bread and butter of any recurring revenue business. You can use these events to trigger automated workflows that keep everything running smoothly.Here are some examples:

Trial Expiration: When a trial ends, the CRM can automatically:
- Send a reminder email.
- Charge the customer’s card.
- Update the customer’s status to “Active.”
Upgrade/Downgrade: When a customer changes their plan, the CRM can:
- Update the subscription details.
- Adjust the customer’s access to features.
- Send a notification to the sales team (if applicable).
Cancellation: When a subscription is canceled, the CRM can:
- Send a cancellation confirmation email.
- Revoke the customer’s access to the service.
- Update the customer’s status to “Inactive.”

Workflow: Automatic Subscription Status Update on Payment Failure

This workflow ensures your customer data stays accurate even when payments fail. It’s all about keeping your finger on the pulse of your recurring revenue.Here’s the workflow:

Payment Failure Detected in Stripe: Stripe identifies a failed payment attempt.
Stripe Webhook Triggers: Stripe sends a webhook notification to your CRM.
CRM Receives Webhook: Your CRM receives the notification, which includes details about the failed payment (customer ID, amount, etc.).
Customer Record Updated: The CRM automatically updates the customer’s subscription status to “Payment Failed” or a similar status.
Dunning Process Initiated: The CRM triggers your dunning workflow, sending automated email reminders to the customer.
Notifications (Optional): If necessary, the CRM can also notify the sales or support team about the failed payment.

Flowchart: Automated Workflow for Subscription Upgrades and Downgrades

Let’s visualize the subscription upgrade/downgrade process. This flowchart will give you a clear picture of how it all works.

Flowchart Description:

The flowchart begins with a “Subscription Upgrade/Downgrade Request Received” step. From there, it branches into two main paths: “Upgrade” and “Downgrade.”

Upgrade Path:

Check Eligibility: The system checks if the customer is eligible for the upgrade (e.g., no outstanding payments).
If Eligible: The system updates the subscription plan in Stripe, calculates any proration (if applicable), and updates the customer’s profile in the CRM. The CRM then grants access to new features, and a confirmation email is sent to the customer.
If Ineligible: An error message is generated, and the customer is notified about why the upgrade can’t be processed.

Downgrade Path:

Check Eligibility: The system checks if the customer is eligible for the downgrade (e.g., no active usage of the features they’re downgrading from).
If Eligible: The system updates the subscription plan in Stripe, calculates any proration (if applicable), and updates the customer’s profile in the CRM. The CRM then removes access to features and sends a confirmation email to the customer.
If Ineligible: An error message is generated, and the customer is notified about why the downgrade can’t be processed.

Common End Points:

Both paths converge at the “Subscription Updated” step, indicating the successful completion of either an upgrade or downgrade. All steps involve automated actions between Stripe and the CRM.

Security and Compliance

Eeehh, bro! Mau bisnis makin kece pake CRM + Stripe, tapi jangan lupa, keamanan data itu nomor satu, cyiiin! Apalagi soal duit dan info pelanggan. Kita bahas nih, gimana caranya biar aman sentosa, plus tetap comply sama aturan yang berlaku, biar bisnis lo gak kena masalah hukum.

Security Considerations for CRM-Stripe Integration

Penting banget buat mikirin keamanan kalau mau nyambungin Stripe ke CRM. Ini bukan cuma soal data pelanggan, tapi juga reputasi bisnis lo. Kalau sistemnya bobrok, bisa-bisa pelanggan kabur, data bocor, dan bisnis lo hancur berantakan. Jadi, apa aja yang perlu diperhatiin?

Encryption: Pastikan semua data, baik yang lagi transit (waktu kirim) atau yang lagi di-simpan, dienkripsi. Ini kayak nge-gembok data, jadi kalau ada yang nyolong, datanya tetap gak bisa dibaca. Gunakan protokol keamanan yang kuat, kayak TLS/SSL.
Secure API Keys: API key Stripe lo itu kayak kunci rumah, jangan sampai bocor ke orang lain. Simpan baik-baik, jangan pernah di-share, dan pastikan aksesnya terbatas.
Regular Security Audits: Cek keamanan sistem lo secara rutin, kayak ngecek kesehatan mobil. Lakukan penetration testing (tes untuk nembus sistem) dan vulnerability scanning (cari kelemahan) secara berkala.
Access Control: Batasi siapa aja yang bisa akses data pelanggan. Pakai sistem otentikasi yang kuat, kayak two-factor authentication (2FA), biar gak gampang dibobol.
Data Backup and Disaster Recovery: Buat backup data secara rutin, dan siapkan rencana kalau ada bencana. Kalau data hilang, bisnis lo juga bisa ikutan hilang.

PCI DSS Compliance in CRM-Stripe Integration

Nah, ini dia yang paling penting: PCI DSS. Kalau bisnis lo terima pembayaran pake kartu kredit, wajib banget comply sama aturan ini. Gampangnya, PCI DSS itu kayak standar keamanan yang harus dipenuhi, biar data kartu kredit pelanggan aman.

PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) adalah standar keamanan yang wajib dipenuhi oleh semua bisnis yang memproses, menyimpan, atau mengirimkan data kartu kredit.

Scope of Compliance: Kalau lo pake Stripe, sebagian besar tanggung jawab compliance ada di Stripe. Tapi, CRM lo juga punya peran. Pastikan CRM lo gak menyimpan data sensitif kartu kredit (nomor kartu, tanggal kadaluarsa, CVV).
Data Masking and Tokenization: Gunakan teknik masking (menutupi sebagian data) dan tokenization (mengganti data asli dengan token) untuk melindungi data kartu kredit.
Secure Storage: Kalau CRM lo perlu menyimpan data, pastikan penyimpanannya aman, sesuai standar PCI DSS.
Regular Audits and Assessments: Lakukan audit dan penilaian keamanan secara berkala, untuk memastikan sistem lo tetap comply.

Secure Data Storage and Handling in CRM

Oke, gimana caranya nyimpen data pelanggan di CRM biar aman? Ini beberapa tipsnya:

Minimize Data Storage: Simpan data seminimal mungkin. Hanya simpan data yang benar-benar dibutuhkan.
Tokenization: Ganti data sensitif (nomor kartu kredit, dll.) dengan token.
Encryption at Rest: Enkripsi data yang disimpan di database CRM.
Access Control: Batasi akses ke data pelanggan hanya untuk orang yang berwenang.
Regular Data Backups: Buat backup data secara rutin, dan simpan di tempat yang aman.

Data Privacy and GDPR Compliance

Selain PCI DSS, ada juga GDPR (General Data Protection Regulation) yang penting banget, apalagi kalau lo punya pelanggan di Eropa. GDPR itu soal privasi data, jadi lo harus hati-hati banget.

Consent Management: Minta persetujuan dari pelanggan sebelum mengumpulkan dan memproses data mereka.
Right to Access, Rectification, and Erasure: Pelanggan punya hak untuk mengakses, memperbaiki, dan menghapus data mereka.
Data Minimization: Hanya kumpulkan data yang dibutuhkan, dan jangan simpan lebih lama dari yang diperlukan.
Data Breach Notification: Kalau ada kebocoran data, lo harus segera memberi tahu pihak berwenang dan pelanggan.

Description of a Lock Icon Representing Security Measures

Coba bayangin, ada sebuah ikon gembok digital yang keren abis. Warnanya biru metalik, kayak gembok di film-film sci-fi. Bentuknya minimalis, tapi kokoh. Di bagian tengah gembok, ada logo Stripe yang menyala, sebagai tanda kalau pembayaran lo aman. Di sekeliling gembok, ada garis-garis yang berputar, kayak perisai yang melindungi data.

Ikon ini bukan cuma buat hiasan, tapi juga simbol kalau bisnis lo serius soal keamanan. Ikon ini nunjukkin kalau data pelanggan lo dilindungi dengan teknologi enkripsi terkini, aksesnya dibatasi, dan selalu diaudit secara berkala. Pokoknya, aman terkendali deh!

About Nicole Anderson

Through Nicole Anderson’s lens, CRM becomes approachable for everyone. Over 7 years of experience as a CRM consultant across multiple industries. My mission is to make CRM easy to understand and apply for everyone.